Anleitung - ZAG Mail

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1. Webmail

1.1 Anmeldung

1.2 E-Mails senden, verwalten und eigene Ordner erstellen/löschen

1.2.1 E-Mail senden

1.2.2 E-Mails verwalten

1.2.3 Eigene Ordner erstellen

1.2.4 Eigene Ordner löschen

1.3 Virtuelle Ordner

1.4 Eigenes und globales Adressbuch

1.4.1 Adressbuch auswählen

1.4.2 Suche im Adressbuch

1.4.3 Kontaktliste

1.5 Webmail den eigenen Bedürfnissen anpassen

1.5.1 Signatur für E-Mail-Nachrichten erstellen


1. Webmail

1.1 Anmeldung

Nach Aufruf der Adresse https://studmail.zag.zh.ch erscheint die ZAG Webmail Anmeldeseite (Abbildung 1). Um sich anzumelden, ist die Angabe Ihres Benutzernamens und des entsprechenden Passwortes zum ZAG Webmail nötig (Abbildung 1). Ein anschliessender Klick auf Anmelden leitet Sie bei korrekten Angaben zu Ihrem Posteingang weiter.

Abbildung 1

1.2 E-Mails senden, verwalten und eigene Ordner erstellen/löschen

1.2.1 E-Mail senden

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht versenden möchten, klicken Sie entweder in der linken Navigationsleiste auf "Neue Nachricht" (Abbildung 2) oder wählen im oberen Menü "Webmail" und anschliessend "Neue Nachricht" aus (Abbildung 3).

Abbildung 2
Abbildung 3

Geben Sie den/die Empfängeradresse(n) ein. Beachten Sie die Autovervollständigung bzw. Adressauswahl, welche angezeigt wird, sobald sie die ersten Buchstaben in der Empfängeradresse eintippen (Abbildung 4). Hinweis: Mehrere Empfängeradressen werden jeweils durch ein Komma getrennt. Falls Sie eine Kopie des Mails an eine Person weiterleiten möchten, wählen Sie "CC hinzufügen" aus. Für eine Blindkopie (für den Empfänger unsichtbar) klicken Sie auf "Bcc hinzufügen". (Abbildung 5 - Punkt 1). Geben Sie einen Nachrichtsbetreff ein (Abbildung 5 - Punkt 2). Wenn Sie dem Mail ein Dokument hinzufügen möchten, können Sie dies mit "Anhang hinzufügen" tun (Abbildung 5 - Punkt 3). Den eigentlichen Mailinhalt (Abbildung 5 - Punkt 4) geben Sie im Textbereich ein.

Abbildung 4
Abbildung 5

1.2.2 E-Mails verwalten

Um Ihre E-Mails optimal zu verwalten, bietet Ihnen das System die Möglichkeit, Ihre E-Mails in Ordnern zu speichern. Standardmässig stehen Ihnen bereits die Ordner Posteingang, Gesendet und Papierkorb zur Verfügung (Abbildung 6).

Abbildung 6

Tipp: Mit gedrückter linker Maustaste lässt sich ein E-Mail aus dem Posteingang in einen Ordner verschieben (Abbildung 7).

Abbildung 7

Wichtig: Beachten Sie, dass der Speicherplatz in Ihrem Postfach beschränkt ist. In der oberen Statusleiste (rechte Bildhälfte) wird Ihnen der aktuelle Platzverbrauch angezeigt. Löschen Sie E-Mails, welche Sie nicht mehr benötigen und denken Sie daran, den Papierkorb Ihres Postfaches regelmässig zu leeren (Rechtsklick auf Papierkorb und "Leeren" auswählen).

Abbildung 8

1.2.3 Eigenen Ordner erstellen

Sie können einen eigenen Ordner erstellen, indem Sie in der linken Navigationsleiste von Webmail auf Ordneraktionen klicken. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü. Hier wählen Sie "Ordner anlegen" aus.

Abbildung 9

Geben Sie anschliessend den Namen des neuen Ordners an und klicken zum Bestätigen auf OK.

Abbildung 10

Das neu erstellte Verzeichnis erscheint nun in der linken Navigationsleiste.

Tipp: Mit gedrückter linker Maustaste lässt sich ein erstellter Ordner in ein bestehendes Verzeichnis verschieben (Abbildung 11). So können Sie auf einfache Art eine hierarchische Ordnerstruktur anlegen (Abbildung 12).

Abbildung 11
Abbildung 12

Wenn Sie einen Unterordner wieder als Hauptverzeichnis (oberste Ebene) definieren möchten, dann können Sie diesen mit gedrückter linker Maustaste auf die Auswahl "Zur obersten Ebene verschieben" ziehen.

Abbildung 13

1.2.4 Eigenen Ordner löschen

Einen eigenen Ordner können Sie löschen, indem Sie das zu löschende Verzeichnis mit rechter Maustaste anklicken und die Auswahl "Löschen" wählen. Achtung: Der gesamte Ordnerinhalt wird gelöscht.

Abbildung 14

Falls der zu löschende Ordner Unterverzeichnisse enthält, und Sie diese ebenfalls entfernen wollen, setzen Sie in der Option "Alle Unterordner von (..) löschen" einen Haken. Andernfalls lassen Sie die Option leer und bestätigen den Löschvorgang mit OK.

Abbildung 15

Auch nach erfolgreichem Löschvorgang ist das entfernte Verzeichnis in der linken Navigationsstruktur noch immer sichtbar. Für eine Aktualisierung klicken Sie in der linken Menüleiste auf "Ordneraktionen" und anschliessend auf die Auswahl "Liste neu aufbauen" (Abbildung 16). Die Navigations- bzw. Verzeichnisstruktur wird neu geladen und damit die gelöschten Ordner entfernt.

Abbildung 16

Wichtig: Die vorgegebenen Systemordner Posteingang, Gesendet oder Papierkorb sollten nicht umbenannt oder gar gelöscht werden, da diese vom System vorausgesetzt werden. Falls diese Ordner durch Löschen oder Umbenennung nicht mehr vorhanden sind, werden sie automatisch wieder erstellt.

1.3 Virtuelle Ordner

Neben den zuvor beschriebenen Ordnern stehen Ihnen auch sogenannte virtuelle Ordner zur Verfügung. Diese virtuellen Ordner sind im Grunde Suchabfragen, die Sie einmal definieren und dann immer wieder über den definierten Namen des virtuellen Ordners abrufen. Das System enthält bereits den virtuellen Ordner "Virtueller Posteingang" (Abbildung 17), dieser zeigt Ihnen immer alle noch ungelesenen E-Mails an. Um nun z.B. in einem virtuellen Ordner alle E-Mails von einer bestimmten Person anzuzeigen (Abbildung 19), gehen Sie wie folgt vor:

Abbildung 17
Abbildung 18
Abbildung 19

1.4 Eigenes und globales Adressbuch

Ihr persönliches Adressbuch bietet Ihnen die Möglichkeit, neue Einträge zu erfassen, zu löschen und sogenannte Kontaklisten zu erstellen.

Das Adressbuch "ZAG Mitarbeiter" (Abbildung 20) enthält eine stets aktuelle Liste aller Lehrpersonen und Mitarbeitenden des ZAG. Erfasst sind der Name, die E-Mail Adresse und die jeweilige Funktion der Person.

Abbildung 20

Im Adressbuch "ZAG Studenten" (Abbildung 21) sind alle aktuell Studierenden des ZAG (Namen, Klasse und E-Mail) eingetragen.

Abbildung 21

Wenn Sie eine Adresse aus einem globalen Adressbuch (z. b. "ZAG Studenten") in Ihr eigenes Adressbuch kopieren wollen, dann wechseln Sie ins Adressbuch "ZAG Studenten", markieren dort den/die zu kopierende(n) Kontakt(e) und wählen unter "zu einem anderen Adressbuch" Ihr persönliches Adressbuch aus. Anschliessend klicken Sie auf "Kopieren", damit die ausgewählten Daten in Ihr Adressbuch kopiert werden (Abbildung 22).

Abbildung 22

Tipp: Die Absenderadresse aus einem Mail in Ihrem Postfach können Sie in Ihr Adressbuch eintragen, indem Sie im Mail auf die Absenderadresse klicken und dann im Kontextmenü "Zum Adressbuch hinzufügen" auswählen.

Abbildung 23

1.4.1 Adressbuch auswählen

Zwischen den verschiedenen Adressbüchern können Sie wechseln, indem Sie entweder in der oberen Menüleiste das Adressbuch auswählen (Abbildung 24) oder in der linken Navigationsübersicht das gewünschte Adressbuch anklicken (Abbildung 25).

Abbildung 24
Abbildung 25

1.4.2 Suche im Adressbuch

Für die Suche nach einem Kontakt im Adressbuch klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Adressbuch. Mit einem Klick auf die Option "Suche" in der linken Navigationsleiste wird die Suchmaske eingeblendet. Wählen Sie im Dropdown-Menü das zu durchsuchende Adressbuch aus und geben dann den Suchbegriff ein. Um den Suchvorgang zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Suche" (Abbildung 26). Weitere Suchoptionen finden Sie im Register "erweiterte Suche". Lösen Sie auch hier den Suchvorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche "Suche" aus (Abbildung 27).

Abbildung 26
Abbildung 27

1.4.3 Kontaktliste

Eine Kontaktliste ist eine Gruppe von Personen aus Ihrem oder dem globalen Adressbuch, denen Sie regelmässig gemeinsam eine E-Mail schreiben möchten. Sie können eine Kontakliste erstellen, indem Sie die gewünschten Personen im Adressbuch anwählen (Abbildung 28) und aus dem Menü "zu einer Kontakliste" die gewünschte Zielliste auswählen oder eine neue Kontakliste anlegen (Abbildung 29 und 30). Ein abschliessender Klick auf "Hinzufügen" fügt die Personen zur Liste hinzu. Wenn Sie nun eine E-Mail an alle Personen einer Kontakliste senden möchten, geben Sie als Empfänger der E-Mail den Namen der Kontaktliste an (Abbildung 31), und alle Personen in dieser Liste erhalten die E-Mail.

Abbildung 28
Abbildung 29
Abbildung 30
Abbildung 31

1.5 Webmail den eigenen Bedürfnissen anpassen

Sie haben die Möglichkeit, das Webmail über zahlreiche Einstellungsoptionen Ihren Bedürfnissen anzupassen. Dies umfasst unter anderem das Setzen einer Signatur, das Einstellen von Benachrichtigungen, die Sortierreihenfolge, das Datums-/Zeitformat usw. Die zur Verfügung stehenden Optionen sind unter Benutzereinstellungen abrufbar (Abbildung 32 und 33).

Abbildung 32
Abbildung 33

1.5.1 Signatur für E-Mail-Nachrichten erstellen

Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf das Zahnradsymbol (rechts von "Adressbuch" und wählen dann die Optionen "Benutzereinstellungen" und "Webmail" aus. (Abbildung 34).

Abbildung 34

Wählen Sie im Fenster "Benutzereinstellungen für Webmail" den Menüpunkt "Persönliche Angaben" aus (Abbildung 35).

Abbildung 35

Geben Sie den Text für Ihre Signatur ein (Abbildung 36 - Punkt 1). Standardmässig werden Nachrichten aus dem Webmail im Textformat gesendet. Für HTML-Mails können Sie optional eine zusätzliche Signatur definieren (Abbildung 36 - Punkt 2), falls Sie eine andere als in Textmails verwenden wollen.

Abbildung 36

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